Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§
REKISTERINPITÄJÄ
Lahanna, Hämeenkatu 13 B, 33200 Tampere
YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava, FT, SHG (YAMK) Hanna Lähteenmäki lahanna@suuhygienistipalvelu.fi
REKISTERIN NIMI
Suuhygienistipalvelu Lahanna asiakasrekisteri.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena suuhygienistipalvelu Lahanna ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
- Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
- Viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen sekä kampanja-, kontakti- ja asiointihistorian hallinta.
- Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
- Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
- Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT
Potilastietoja, joiden osalta suuhygienistipalvelu Lahanna toimii rekisterinpitäjänä, säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) asettaman potilasasiakirja-asetuksen mukaisesti, pääosin vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä.
Muiden asiakastietojen kuin potilastietojen ja sosiaalihuollon asiakastietojen osalta säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissä, korkeintaan rekisteröidyn ja suuhygienistipalvelu Lahanna välisen asiakassuhteen päättymiseen asti.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
Kaikki potilasta koskevat tiedot ovat sähköisessä potilasrekisterissä ja näkyvät asiakkaalle KANTA-palvellussa. Näitä ovat mm. asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero), asiakkaan terveyttä koskevat esitiedot ja lähtötilanne, asiakkaalle annettavan hoidon lyhyt kuvaus sekä hoitoon tarvittavan lääkityksen ja hoitotarvikkeiden tiedot, asiakkaan hoitojakson alkamisaika, arvioitu hoitojakson pituus sekä tehtyjen hoitokäyntien määrä, tehtyjen tutkimusten tulokset, ajanvaraustiedot, laskutustiedot, muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvä palveluiden käyttö, viestintä sekä asiointiin ja muuhun toimintaan liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Asiakastietoja ei luovuteta suuhygienistipalvelu Lahannasta muuten kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan. Asiakastietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Käytämme laajasti erilaisia organisatorisia ja teknisiä suojauskeinoja varmistaaksemme henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden. Tyypillisiä suojakeinoja ovat esimerkiksi pääsynhallinta, vahva tunnistautuminen, laitetilojen ja tietojärjestelmäympäristön turvallisuusjärjestelyt ja nykyaikaiset palomuuri- ja salaustekniikat. Ohjeistamme ja koulutamme henkilöstöämme tietojärjestelmien ja henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn. Seuraamme ja kehitämme tietojärjestelmiemme turvallisuutta jatkuvasti.
Mahdollinen kirjallinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja suuhygienistipalvelu Lahanna asiakasrekisteriin on talletettu ja on oikeus tarkistaa lokitiedot potilastietojen käsittelystä. Lokitietojen perusteella on nähtävissä, kuka tietoja on käsitellyt, käsittelyn ajankohta, sekä käsittelyn syy. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
TIEDON KORJAAMINEN
Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, tai muun palvelun tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään allekirjoitetulla asiakirjalla ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää korjaamisesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta, jos se on tarpeen ennen korjaamista tai poistamista.
KIELTO-OIKEUS
Asiakas voi antaa suuhygienistipalvelu Lahanna sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 § mukaisia suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää henkilötietolain 30 § mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin. Asiakas voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (matkapuhelin, sähköposti). Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (puhelin, posti, sähköposti), markkinatutkimuskyselyt sekä tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa. Kielto-oikeus ei koske asiakasviestintää, palveluiden tai asiakkuuden sisältöön kuuluvaa mainontaa tai etuviestintää. Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään asiakkaalle vain palveluiden toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellisia tiedotteita.